Rückblick

Projekt Implementierung

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„Wir haben große Veränderungen vor uns“

Generalvikar Dr. Ulrich Graf von Plettenberg im Interview zur Implementierung der Synodenumsetzung in der Bistumsverwaltung

Der Teufel sitzt bekanntlich im Detail – wo sitzt er bei der Implementierung der Synodenergebnisse in der Verwaltung?

Nun, ich hoffe, dass bei der Umsetzung der Synodenergebnisse nirgendwo der Teufel sitzt. Wir sind überzeugt, mit der Umsetzung der Ergebnisse der Diözesansynode den Weg konsequent zu gehen, den der Hl. Geist uns durch die Synode gezeigt hat. Dass der Weg mühsam werden wird, haben schon die Synodalen geahnt, als sie im Abschlussdokument von „radikalen Veränderungen“ gesprochen haben. Außerdem haben sie darauf hingewiesen, dass Qualität, Glaubwürdigkeit und Verbindlichkeit wichtige Kriterien für die Umsetzung sind. So versuchen wir konsequent in der Spur der Synode zu bleiben. Es ist aber durchaus herausforderungsvoll, denn wir haben eine so umfassende Neugestaltung vor, dass kein Bereich ganz unberührt bleibt. Vor allem die detaillierte Planung der Verwaltungsprozesse braucht viel Energie.

Was erfordert den größten Aufwand?

Das Zusammenbinden der unterschiedlichen Felder, die in der Weise bearbeitet werden müssen, dass alle Lösungen und alle Planungen zueinander passen. Da gibt es durchaus mal Abweichungen, die korrigiert werden müssen. Außerdem sind dabei viele Perspektiven zu berücksichtigen, wo immer wieder abgewogen werden muss, was nun den Vorrang haben soll. Das erfordert viel Kommunikation und Kompromissbereitschaft.

Bei der Synode wurde die Breite der Bis­tumslandschaft explizit betont. Bei diesem Projekt gibt es eine Konzentration: Auf die Verwaltung, auf das Hauptamt, auf das BGV – warum?

Die Synode hat in einem intensiven beteiligungsorientierten Prozess eine neue Grundausrichtung für unser kirchliches Handeln – eine Vision – formuliert. Die Teilprozessgruppen haben ebenfalls sehr breit und beteiligungsorientiert die Konzepte formuliert, die die Vision der Synode auf unterschiedliche Bereiche heruntergebrochen haben, und auch intensiv zur Gestaltung der Pfarreien der Zukunft gearbeitet. Nun geht es nicht mehr um das Gestalten, sondern darum, dass das Gestaltete zeitgenau, nämlich ab 1. Januar 2020, auch konkret funktionieren kann. Das erfordert sehr viel von meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dessen bin ich mir bewusst. Eine breitere Beteiligung wäre in diesen Fragen nicht zielführend.

Birgt diese Konzentration nicht die Gefahr, dass der Blick des „Kunden“ vernach­lässigt wird?

Ich glaube, wir haben gerade durch die TPGs sehr viel Kundenperspektive in die Konzepte eingetragen. Außerdem, dafür stehe ich auch als Generalvikar ein, erwarte ich, dass wir bei all unseren Prozessen und Gestaltungsüberlegungen die Perspektive des Kunden einbringen. Mir ist auch wichtig, dass wir zusammen mit allen Kundinnen und Kunden lernen und besser werden. Und das ist eine bleibende Aufgabe für die nächsten Jahre.

Die Orte von Kirche, das sind zum Teil sehr offene Strukturen, sehr fluide Gebilde – wie packt man das in kontrollierbare Verwaltungsabläufe, ohne ihnen diese Freiheit wieder zu nehmen?

Es ist wichtig, dass jeder Ort von Kirche, d.h. die Personen, die dort zusammenkommen, sich fragen, wie sie an die Pfarreien andocken wollen. Aus dieser Schnittstelle definiert sich dann die Anbindung. Man muss keinen Ort von Kirche in unsere Verwaltung packen. Ich mache es konkret: Wenn ein Ort von Kirche jemanden in die Synodalversammlung delegieren will, ist festgelegt, was er dafür tun muss. Ansonsten ist er frei. Wenn ein Ort von Kirche für eine Maßnahme ein Budget erhält, ist festgelegt, welche Regeln er zu befolgen hat. Wir greifen aber nicht in die interne Organisation ein.

Wenn es um mandatierte Aufgaben der Vermögensverwaltung geht, sind die Regeln etwas ausgeprägter: Dafür sehen wir Verwaltungsteams vor. Hier geht es dann aber auch um Aufgaben, die denen der heutigen Verwaltungsräte nahe kommen. Aber auch bei deren Zustandekommen sind wir flexibler geworden.

Der Zeitplan für die Implementierung wirkt „sportlich“. Gibt es ein Datum, bis wann das BGV fit für die Zusammenarbeit mit den neuen Einheiten sein muss?

Die Umsetzung der verwaltungsbezogenen Veränderungen ist anspruchsvoll. Die konzeptionellen Rahmenbedingungen müssen bereits für die ersten Pfarreien, die zum 1. Januar 2020 errichtet werden, ausgearbeitet sein. Die Prozesse in den Bereichen Personalwesen, Rechnungswesen, Bau und Immobilien sind bis dahin beschrieben. Die Schnittstellen der neuen Kirchengemeinden zur diözesanen Unterstützung sind definiert und müssen ab Januar bedient werden.

Bietet die Implementierung nicht auch das Momentum, grundsätzlich über die Struktur der Verwaltung nachzudenken?

Natürlich. Ich verweise hier auf meine Ausführungen zur Evaluation unserer bisherigen BGV-Struktur. Wir haben zwei Momente der Veränderungen. Einerseits regt die Evaluation an, über die Prozesse und den Aufbau des BGV nachzudenken. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Behörde haben wir diesbezüglich aus ihrer Perspektive einen Auftrag gegeben. Andererseits habe ich immer wieder betont, dass auch die Errichtung von Pfarreien der Zukunft veränderte Prozesse und Aufgabenzuschreibungen im Generalvikariat mit sich bringt. Ich will uns aber auch nicht überfordern. Wir tragen durch die Implementierung der Unterstützungssysteme für die Kirchengemeinden Veränderungen ein. Wir werden auch in den Veränderungen noch weiter gehen. Allerdings brauchen die neuen Pfarreien und Kirchengemeinden in der jetzigen Phase unsere ganze Unterstützung, so dass wir uns im Moment nicht zu viel mit uns selbst als Behörde beschäftigen sollten. Grundsätzlich ist es mir ein Anliegen, dass das Generalvikariat als Dienstleister und Impulsgeber für Pfarreien und Bistumseinrichtungen wahrgenommen wird. Daran können wir arbeiten – unabhängig von strukturellen Veränderungen im Hause.

Was „kostet“ die Verwaltung des Bistums? Wird sie durch die Synodenumsetzung „günstiger“?

Gerne verweise ich bei dieser Frage auf den Haushaltsplan 2019 des Bistums. Er ist zusammen mit dem Geschäftsbericht 2018 transparent auf unserer Bistumshomepage veröffentlicht. Kurzfristig betrachtet, wird die Verwaltung durch die Synodenumsetzung – auch bedingt durch den zweistufigen Umsetzungsprozess – nicht „günstiger“ werden. Mittel- bis langfristig ist davon auszugehen, dass Skaleneffekte im Bereich der Verwaltung erreicht werden können. Außerdem sollen die neuen Pfarreien selbständiger arbeiten und gestalten können, d. h. auch, dass Personal dorthin verlagert wird.

Warum scheint die Implementierung in die Köpfe noch schwieriger zu sein als die
Implementierung in die Verwaltung…?

Veränderungen sind immer schwer. Wir haben gewohnte Abläufe und Muster. In der Pastoral und in der Verwaltung. Die wichtige Erkenntnis der Synode war ja: Musterunterbrechung! Denn die Synodalen haben gemerkt, dass die momentanen Muster und Routinen nicht mehr helfen, die Botschaft des Evangeliums den Menschen von heute anzubieten. Mit der angestrebten Musterunterbrechung sind wir zu einem neuen Lernen, zu einer diakonischen und missionarischen Kirchenentwicklung herausgefordert worden. Das ist eine große Aufgabe. Biblisch kann man sogar von Umkehr sprechen, weil wir versuchen, mehr dem Evangelium zu entsprechen. Von daher haben wir eine große pastorale Veränderung vor uns. Die Anpassungen der Verwaltung in Folge der Neuausrichtung der Pfarreien sind gerade sehr anspruchsvoll und brauchen auch viel Energie. Ich bin mir aber sicher, dass wir das schneller bewältigt haben werden als die Frage, wozu wir heute Kirche sind.

Generalvikar Dr. Ulrich Graf von Plettenberg ist Leiter der Steuerungsgruppe zur Synodenumsetzung. Die Steuerungsgruppe ist verantwortlich für die Lenkung des Umsetzungsprozesses. Weitere Mitglieder der Steuerungsgruppe sind Christian Heckmann (Leiter der Stabsstelle für die Umsetzung der Ergebnisse der Diözesansynode), Dr. Gundo Lames (Direktor des Strategiebereichs „Ziele und Entwicklung“ im Generalvikariat), Lydia Schmitt und Markus Krogull-Kalb (in gegenseitiger Vertretung) für die Gesamt-Mitarbeitervertretung sowie Anja Peters (Abteilungsleiterin „Soziale Sicherung und Teilhabe“ im DiCV).

Kein Start zum 1. Januar 2020
Rom setzt Umsetzungsgesetz zur Überprüfung aus

Am 21. November hat Bischof Dr. Stephan Ackermann die Nachricht erhalten, dass die römische Kleruskongregation entschieden hat, den Vollzug des Gesetzes zur Umsetzung der Ergebnisse der Diözesansynode 2013-2016 auszusetzen, damit der Päpstliche Rat für die Interpretation der Gesetzestexte eine sorgfältige Durchsicht und Prüfung des Gesetzes durchführen kann. Auslöser war die Beschwerde einer Priestergemeinschaft bei der Kleruskongregation. Zudem liegt dem Päpstlichen Rat für die Gesetzestexte der Antrag einiger Gläubiger aus dem Bistum vor, die Übereinstimmung des Umsetzungsgesetzes mit dem universalen Kirchenrecht zu prüfen.

Die Texte des aktuellen Geschäftsberichtes, die sich auf die Synode und deren Umsetzung beziehen, beschreiben daher die vorbereitenden Arbeiten, so wie sie bis zum 21. November durchgeführt wurden.

Informationen zur „Aussetzung des Umsetzungsgesetzes“ durch die römische Kleruskongregation finden sich auf den Internetseiten des Bistums Trier:

Das große Ganze im Blick

Nachdem in der Synodenumsetzung die Rahmenbedingungen für die Pfarreien der Zukunft ­erarbeitet wurden, sollen im Generalvikariat mit dem Projekt ­Implementierung die Startbedingungen geschaffen ­werden. Hier stellen sich die Teilprojekte vor.

Projektgruppe Teilprojekt Personal: Magdalena Stillemunkes, Francesco Caglioti, Jörg Sonnet, Klaus Becker, Frank Kilian, Nadine Altenhofen, Dr. Thorsten Hoffmann und Elisabeth Schwaab
(Es fehlt auf dem Foto Christiane Brüsselbach)

Teilprojekt Personal

Das Teilprojekt 1 umfasst die drei Themen Personal, Leitungsteam und Mitarbeitervertretung (MAV). Diesen Überschriften sind jeweils unterschiedliche Teilaufträge zugeordnet. Die beiden Teilprojektleiter Klaus Becker (ZB 1.2 Seelsorge und pastorales Personal) und Dr. Thorsten Hoffmann (SB 2 Personalplanung und -entwicklung) haben zunächst eine siebenköpfige Arbeitsgruppe zusammengestellt, die jeweils ihre unterschiedlichen Fachperspektiven in das Projekt einbringen.

Im Bereich der Leitungsteams der künftigen Pfarreien galt es, ein Konzept für Information, Auswahl und Qualifizierung zu erstellen. Nach Informationsveranstaltungen im März 2019 standen die Personalauswahl und der Personaleinsatz im Vordergrund. Nach Abschluss des Besetzungsverfahrens wurden die Leitungsteams auf dem Weg in ihre neue Aufgabe qualifiziert und begleitet.

Ein zweiter Bereich ist der Übergang des Personals der Kirchengemeinden und des Bistums Trier in die neuen Pfarreien. Hierzu gehört der Aufbau neuer Dienststellen sowohl innerhalb der neuen Pfarreien als auch außerhalb (Entwicklung eines Konzeptes für ein diözesanes Unterstützungssystem im Bereich der Personalverwaltung). Ebenso spielt die Auflösung von Dienststellen (z. B. Dekanatsbüros) und deren Abwicklung eine Rolle. Dazu hat das Teilprojekt auch Konzepte für eine Personaleinsatzstrategie für das pastorale und nicht-pastorale Personal entwickelt und sich mit der Erarbeitung von Profilen für künftige berufliche Rollen in der Pfarrei beschäftigt. Nicht zuletzt wurden Konzepte der Personalfürsorge und der Personalentwicklung für die künftigen Pfarreien erarbeitet.

Die Zusammenarbeit zwischen Dienstgeber- und Mitarbeiterseite ist Gegenstand des dritten Bereichs. Konkret werden Vorschläge erarbeitet, wie die Mitarbeitervertretungen in den neuen Pfarreien zu bilden und zu entwickeln sind. Zudem wird immer wieder kritisch geprüft, ob die Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretungen in den Personalprozessen sowie bei konzeptionellen Überlegungen der Personalarbeit beachtet werden. Vor diesem Hintergrund wurde eine Vertreterin der Gesamtmitarbeitervertretung in die Teilprojektgruppe berufen.

Teilprojekt Pastoral

Im Teilprojekt 2 Pastoral setzten sich drei Untergruppen mit dem Rahmenleitbild für die Pfarrei der Zukunft, mit der Entwicklung einer dynamischen Organisation der Pastoral in den neuen Pfarreien und mit der pastoralen Verwaltung auseinander. Geleitet wurde die Teilprojektgruppe von Mariette Becker-Schuh aus der Abteilung „Seelsorge und pastorales Personal“, dort zuständig für den Visitationsbezirk Saarbrücken, und Ulrich Stinner, Leiter der Abteilung.

Portrait Mariette Becker-Schuh
Mariette Becker-Schuh,
Abteilung „Seelsorge und pastorales Personal“
Portrait Ulrich Stinner
Ulrich Stinner,
Leiter der Abteilung 1.1
„Pastorale Grundaufgaben“

Das Rahmenleitbild für die neuen Pfarreien war von einer Teilprozessgruppe des Umsetzungsprozesses schon im Jahr 2018 erarbeitet und von der Leitungskonferenz in Kraft gesetzt worden. Im Teilprojekt ging es darum, Ergänzungen in das Rahmenleitbild einzuarbeiten und eine Arbeitshilfe zu erstellen, damit das Rahmenleitbild als verbindliches Instrument für die neuen Pfarreien der Zukunft eingeführt werden kann. Das Rahmenleitbild sieht vor, dass sich die
Pastoral in den neuen Pfarreien stark von den Orten von Kirche aus entwickelt. Das erfordert aber eine hohe Dynamik auch von den pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Formate der Absprache und Formen der Zusammenarbeit sind neu zu entwickeln und zu erproben, außerdem ist der Übergang in der Pastoral (Sakramente, Katechese, Gottesdienste …)
zu gestalten. Die Planung und Durchführung dieser Veranstaltungen liegt in der Verantwortung des Teilprojekts.

Ein weiterer Aspekt, der mit dem Teilprojekt aufgegriffen wurde, ist die pastorale Verwaltung: Hierzu gehört das Beschreiben von Prozessen in den künftigen Pfarrämtern, wie etwa das Führen von Kirchenbüchern. Die Beschreibung der Prozesse fußt auf der Nutzung der Software InGenius-Office in der Verwaltung der Pfarreien der Zukunft. InGenius-Office ist ein digitaler Arbeitsplatz im Pfarrbüro. Es handelt sich um eine webbasierte Bürosoftware für Bistümer, Pfarreiengemeinschaften und Pfarrbüros.

Teilprojekt Finanzen, Controlling, Rechnungswesen

Aufgabe dieses dritten Teilprojekts ist der Aufbau eines Rechnungswesens für die 35 neuen Kirchengemeinden. Geleitet wurde das Teilprojekt von Stephanie Dahm und Manfred Wagner, dem Leiter des Arbeitsbereiches 1.3 Controlling und Haushaltsplanung im Generalvikariat. Die gemeinsame Plattform für die Buchhaltung der Kirchengemeinden und des Bistums sind jetzt die für die Bistumsverwaltung bereits eingeführten SAP-Module. Die Aufgabe des Teilprojektes war es daher, Buchungskreise, Kontenrahmen und Kostenrechnungskreise für die 35 neuen Pfarreien zu beschreiben und aufzubauen.

Stephanie Dahm,
Freiberufliche Projektmanagerin
Manfred Wagner,
Leiter des Arbeitsbereiches 1.3 „Controlling und Haushaltsplanung“

Den Leitungsteams und den verantwortlichen Gremien in den neuen Kirchengemeinden mussten aber auch frühzeitig, also vor der Errichtung der Pfarreien der Zukunft, die Rahmenbedingungen für die Liquiditätssteuerung bereitgestellt werden. Hierfür musste das Teilprojekt die entsprechenden Controlling-Module gestalten, aufbereiten und einführen.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Teilprojekts hatten darüber hinaus die Bilanzstruktur der neuen Kirchengemeinden umzusetzen, gemäß der Rahmenbedingungen des Gesetzes zur Umsetzung der Ergebnisse der Diözesansynode. Dazu musste das örtlich zweckgebundene Vermögen, das so ­genannte Fabrikvermögen der jetzigen Kirchengemeinden, beschrieben und abgebildet werden.

Eine weitere wichtige Aufgabe war es, eine Vielzahl von Prozessen zu beschreiben, die es allen Beteiligten ermöglichen, die nötigen verwaltungstechnischen Abläufe in den Pfarreien der Zukunft und in der Bistumsverwaltung nach einheitlichen Standards durchzuführen. Zu diesem Zweck wurde eine webbasierte Plattform entwickelt. Außerdem war ein Konzept für den Aufbau des Rechnungswesens als diözesane Unterstützungsleistung aufzubauen.

Teilprojekt Immobilien, Bau, Infrastruktur

In diesem vierten Teilprojekt wurden die Prozesse zwischen den neuen Kirchengemeinden und dem Bistum beschrieben und festgelegt, die sich auf die Bauten und den Immobilienbestand beziehen. Entsprechend lag die Leitung des Teilprojektes in den Händen von Hermann Condné und Andreas Gietzen. Hermann Condné übernahm Anfang Oktober die Leitung der Abteilung ZB 2.6 „Immobilien“ im Bischöflichen Generalvikariat. In derselben Abteilung arbeitet Andreas Gietzen.

Hermann Condné,
Leiter Abteilung ZB 2.6
„Immobilien“
Andreas Gietzen,
Abteilung ZB 2.6
„Immobilien“

Eine der Aufgaben des Teilprojektes bestand darin, für alle neuen Kirchengemeinden die entsprechenden SAP-Komponenten für das Immobilien- und Flächen-Management zu implementieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Teilprojekt haben zudem ein Konzept für den Aufbau der diözesanen Unterstützung in den Bereichen Bau und Immobilien entwickelt.

Neben den konzeptionellen und SAP-bezogenen Aufgaben sind durch das Teilprojekt als dritte Aufgabe die Auswahl und die Herrichtung der Übergangslösungen für die Verwaltungssitze der neu errichteten Pfarreien koordiniert worden. Außerdem wurden in den vorgesehenen Pfarrorten geeignete Immobilien gefunden, über die die Gremien der neuen Kirchengemeinden letztendlich befinden können.

Teilprojekt IT

Aufgabe dieses fünften Teilprojekts war es, die IT-Strukturen der neuen Pfarreien und deren Verbindung zur Bistumsverwaltung in Trier zu entwerfen und zu gestalten. Geleitet wurde das Teilprojekt daher auch von Ralf Schares, dem Leiter der Abteilung Informationssysteme, und seinem Kollegen Stefan Erassme.

Für die neuen Pfarreien und Kirchengemeinden sind, wie in den Beschreibungen der unterschiedlichen Teilprojekte zu erkennen, verschiedene Software-Anwendungen zu implementieren: SAP mit seinen verschiedenen Modulen und die Software InGenius-Office für die pastorale Verwaltung.

Im Rahmen einer Gesamt-IT-Strategie für das Bistum Trier wird zudem eine Cloud-Lösung vorbereitet. Hier ist geplant, mit der Anwendung G Suite eine datenschutzkompatible und wartungsarme Plattform zum Einsatz zu bringen. Diese soll auch in den Kirchengemeinden Anwendung finden und so die Zusammenarbeit mit dem Generalvikariat erleichtern.

Weitere Aufgaben

Im Projekt Implementierung bzw. im Rahmen der Umsetzung der Synodenergebnisse gab es weitere Aufgaben, die an verschiedene Gruppen vergeben wurden, dazu gehörten unter anderem: